Teamleverans – utveckling och hosting av digitalt verktyg SamSa 2.0 – till Region Västmanland (OBS! Förlängd svarstid till 10/6!!)

Keyman söker ett team för utveckling och hosting av digitalt verktyg SamSa 2.0.
Konsulterna ska uppnå kompetensnivå 4 i efterfrågad roll, se bilaga ”Kompetensnivåer för konsultuppdrag”.

Det digitala verktyget är en mindre applikation som är utvecklad 2023-2024 inom ramen för ett forskningsprojekt som bedrivs i Region Västmanland i samarbete med forskare vid Högskolan i Gävle, Uppsala universitet och Karolinska Institutet. Det digitala verktyget stödjer teamreflektioner efter arbetspassens slut och syftar till att integrera arbetsmiljö- och patientsäkerhetsarbete i vardagen. Verktyget är webbaserat och dess gränssnitt är anpassat för att passa olika enheter. Nu förbereds ett nytt forskningsprojekt där metoden kommer att studeras vidare. För detta genomförs en upphandling enligt beskrivningen nedan.

Uppdrag innebär en vidareutveckling av applikationen och hosting. I utvecklingsarbetet ingår att skapa ett gränssnitt så att projektets ansvariga själva kan hantera en del av administrationen i systemet bl.a. skapa nya användare. Vidare önskas förbättrade möjligheter att detaljerat analysera data i det digitala verktyget, vilket kräver att vissa funktioner byggs om. Tidsuppskattning för initialt utvecklingsarbete beräknas till ca. 80 timmar och plan för denna behöver hanteras skyndsamt efter uppstart. Utöver hosting- och supportåtagande och initialt utvecklingsuppdrag ska det under kontraktstid  vara möjligt att löpande avropa utvecklingsarbete.

I samband med driftåtagande är det viktigt att leverantör kan garantera säkerhet kring informationshantering samt användare- och lösenordsskydd. Servrar behöver ha hög tillgänglighet 24/7 utifrån användarnas dygnet-runt verksamheter. Vi önskar vidare ett supportavtal för tjänsten där leverantören åtar sig att sätta sig in i systemet och dess funktionalitet. 

Viktigt att det digitala verktyget byggs med s.k. open source och anpassas mot regionens krav ifall en ev. uppskalning till fler användare och funktioner genomförs i framtiden. Uppdragets resultat och källkod tillfaller regionen som köpare.  I samband med utvecklingsinsatser kan det bli aktuellt med arbete på plats för att möjliggöra användarvänliga lösningar i sjukhusmiljön i Region Västmanland. 

Bilaga 1 (underlag SamSa 1.0) visar hur befintlig lösning är utformad.

Nuvarande programmering bygger på:

——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————-

Frågor och svar (obs – fler frågor och svar kan komma att fyllas på nedan)

1. Förväntar sig kunden att det ska engageras fler än en konsult när tidsuppskattning för initialt utvecklingsarbete beräknas till ca 80 timmar? Det står i förfrågan att ”Konsulten ska ingå i ett team, och det innebär att stor vikt kommer att läggas på personliga egenskaper”. Ska konsulten/konsulterna ingå i ett team hos kunden, där det finns teammedlemmar från kunden och/eller andra organisationer?

Konsulten ska kunna samarbeta nära kunden under utvecklingsfasen och ha förmåga att identifiera tekniskt lösningar som möter projektets önskemål samtidigt som de säkerställer hög användarvänlighet. Vi önskar även att leverantören består av ett team med flera medlemmar för att minska sårbarheten och säkerställa hög tillgänglighet, då utvecklingsdelarna är brådskande. Teamet bör exempelvis bestå av UX-designer, programmerare och projektledare. Samtliga i teamet ska ha god samarbetsförmåga i relation till RV-teamet.

2. Kunden anger det digitala verktyget byggs med s.k. open source. Är det byggt med open source idag? Vilken/vilka produkter i så fall? Ska vidareutvecklingen ske utifrån befintlig kodbas? Om så är fallet, vad består kodbasen av idag (programspråk, ramverk) och hur är den lagrad och versionshanterad (exempelvis i Git eller Github)? Finns ordentlig dokumentation till kodbasen? Hur får vi tillgång till kodbasen och dokumentationen? Finns den som byggt den nuvarande applikationen tillgänglig för oss under vidareutvecklingen för att svara på frågor?

Det digitala verktyget är byggt med open source idag. Om vidare utvecklingen ska ske utifrån befintlig kodbas eller om allt görs om från start får företaget själva besluta men viktigt är att befintliga användare kan fortsätta nyttja verktyget 24/7 utan längre uppehåll.  Information för att flytta över nuvarande kod kommer behöva ske snarast, senast i augusti 2026, då nuvarande avtal löper ut.

3. Var är applikationen hostad idag? Hur många maskiner används för den? Hur stor är mängden lagrad data och hur snabbt växer den? Hur många användare finns det registrerade i applikationen idag och hur många av dem ska kunna vara inloggade samtidigt?

Betyder formuleringen ”Servrar behöver ha hög tillgänglighet 24/7 utifrån användarnas dygnet-runt verksamheter” att applikationen alltid måste vara tillgänglig? I så fall kan det behövas redundanta maskiner och flera parallella internetleverantörer, vilket naturligtvis påverkar priset. Accepterar kunden att hosting sker hos en molnleverantör (och i så fall även en amerikansk sådan)?

Det är i nuläget en relativt  liten applikation, nuvarande verktyg nyttjas av 10 arbetsplatser med tre olika inloggningsmöjligheter beroende på behörighet (användare/admin). I nästa steg som nu planeras ska detta utökas till 30-40 arbetsplatser. Det ska dock gå att utöka ytterligare om metoden sprids till fler regioner/verksamheter.  Ja, applikationen måste vara tillgänglig 24/7 med hög säkerhet dvs. den får ej delas/nyttjas indirekt av annan part. Hosting och servrar ska finnas inom EU.

4. Vill kunden ha support dygnet runt, alla dagar eller räcker det mer kontorstid, kl 9-17 vardagar?
Det behöver finnas garantier för att servrarna fungerar 24/7 och har en hög tillgänglighetsnivå 99,6 eller högre,  icke-brådskande frågor är ok kontorstid vardagar men frågor bör kunna avhjälpas inom ett dygn.

5. Kravet ”Leverantör ska se till att lösning dokumenteras och överlämnas till regionens förvaltning” – osäkert kring hur dem ska tolka det.

Är detta ett arbete dem ska förbereda redan nu för att visa/lämna till förvaltning eller är det något som görs när arbetet/uppdraget är klart?
Det är tänkt när uppdrag är slutfört.

6. Finns det möjlighet till att ta kontakt med dem som byggt appen om det skulle uppstå ett scenario där vi behöver fråga dem om något ?

Om det blir aktuellt med flytt kommer det finnas möjlighet för kontakt och frågor med befintlig avtalspart men den typen av kommunikation går via regionen

Det betyder inte att ett team arbetar med alla delar men att det ska finnas flera med kompletterande kompetens och blir en sjuk ska annan kunna ta över/säkerställa att verktyget fungerar.

Regionen och avtalad leverantör via Keyman

9.Ni önskar att uppdraget börjar 1 sept, men skriver att ”Information för att flytta över nuvarande kod kommer behöva ske snarast, senast i augusti 2026, då nuvarande avtal löper ut.” Betyder det att vi får ta över koden i september och börja arbetet?
Den nuvarande koden behöver flyttas över i augusti då vi ej vill ha något uppehåll i verktyget dvs. användarna ska inte behöva drabbas. Ev. utvecklingsarbete behöver ske skyndsamt tidig höst.

 Kostnaden för ev. migrering behöver övertagande leverantör stå för.

Det är ett enklare system och ev. migreringen behöver ske i augusti 2026 i samarbete med RV och nuvarande leverantör.

12.Ska vi offerera timpriser separat för hosting/drift (månadsavgift) och för utvecklingstimmar, eller ska allt paketeras som ett timpris? Hur prissätter vi ett löpande driftåtagande inom KeyMans ramavtalsstruktur?

Offerera separat för utvecklingstimmar resp. hosting/drift (månadsavgift)?

Hänvisar till tidigare svar kring team

Hänvisar till tidigare svar kring team.

Hänvisar till tidigare svar (vidareutveckling, fråga 2).

Både MySQL och PostgreSQL är opensource databaser som är välkända på marknaden och godtagbara inom regionen.

PUB-avtal behöver inte tecknas. Applikationen innehåller inga personuppgifter men RV önskar skriva sekretessavtal med alla i teamet som hanterar information i verktyget.

Ja, vid leverantörsbyte kommer information lämnas över både skriftligt och muntligt utifrån behov.

Option på förlängning, kontraktstid enligt ovan med möjlighet till årsvis förlängning som längst till 2029-08-31

Bifoga CV på svenska i Wordformat under fliken Dokument.

OBS! Utvärdering av de personliga egenskaperna kan komma att ske vid en eventuell intervju. 
OBS! Konsulten ska ingå i ett team, och det innebär att stor vikt kommer att läggas på personliga egenskaper