Upphandlingskonsult inom IT till Haninge kommun

Haninge kommun avser avropa en upphandlingskonsult på en uppskattad omfattning om 20 timmar (50 %) per vecka. Beställaren och konsulten kan vid behov komma överens om att utöka eller minska uppdraget med upp till 20 timmar per vecka. Uppdraget omfattar kvalificerat upphandlingsstöd, strategisk rådgivning samt operativt arbete i upphandlingsprocessens alla faser. Debitering får endast ske för faktiskt nedlagd tid vilket kan komma att variera under uppdragets löptid.

Konsulten ska bistå kommunens upphandlingsverksamhet med kvalificerat upphandlingsstöd inom primärt området: IT, andra områden kan dock bli aktuella beroende på behov. Syftet är att förstärka kapaciteten och att säkerställa att pågående och kommande upphandlingar genomförs enligt gällande lagstiftning, interna riktlinjer och med hög kvalitet.

Krav på konsulten
a. Erfarenhet av offentlig upphandling
Minst fem (5) års heltidsarbete med upphandlingar inom offentlig sektor. Erfarenheten ska beskrivas genom anställningar konsulten har haft som offentlig upphandlare under de senaste fem (5) åren, med angivna tidsintervall.
• Lista erbjuden konsults (i avsedd frågeruta nedan) relevanta anställningar som offentlig upphandlare under de senaste fem (5) åren (ej CV). Anställningarna ska beskriva arbetsplats, årtal/månad och roll.

b. Referensuppdrag – krav på erfarenhet av upphandlingar inom IT
Erbjuden konsult ska ha gedigen erfarenhet av att genomföra IT-upphandlingar inom offentlig sektor. Med IT-upphandling avses att konsulten självständigt handlagt och slutfört minst tio (10) annonserade (ej direktupphandlingar och fku:er) upphandlingar inom IT varav:
• minst fem (5) av dem ska ha avsett IT-system och för minst tre av de fem ska utvärdering ha skett på användbarhet genom exempelvis demonstrationer eller genom att verksamheten testat och bedömt användbarheten.
• minst två (2) av dem ska ha avsett IT-drift som minst innefattat server och plattformsdrift inkl. övervakning och incidenthantering för en organisation med minst 3000 st anställda där IT driften var outsourcad.
• minst fem (5) av dem ska ha genomförts som ett öppet eller selektivt förfarande (eller likvärdigt om under tröskelvärdet).

Upphandlingarna ska ha genomförts under de senaste fem (5) åren och ska ha genomförts på minst en hög nivå (se kontrollfas nedan). Upphandlingarna kan ha genomförts i uppdrag för en och samma kund eller i olika uppdrag för flera kunder.

Konsulten ska ha genomfört hela upphandlingsprocessen från behovsanalys till avtalsslut, inklusive diarieföringshantering och hantering av frågor och förtydliganden.

Anbudsgivaren ska fylla i en eller flera referensblanketter (beroende på hur många kunder/uppdrag som de ovan kravställda upphandlingarna har genomförts för) och bifoga den/de med anbudet (se bilaga Referensblankett-IT) Av referensblanketten ska det framgå vilka av ovan kravställda upphandlingar som genomförts för kunden och kortfattad information om respektive upphandling som beskriver omfattning, när den genomfördes (tidsperiod), upphandlingsförfarande och markera vilka som varit direktivstyrda (ej CV).

Den person som anges som referensperson/referent får inte vara i jävsförhållande och inte vara en person inom samma koncern som anbudsgivaren. Referensuppdragen ska utförda som externa uppdrag.

Om det vid kvalificering framkommer att leverantören under den angivna referensperioden har utfört uppdrag åt Haninge Kommun kommer referens nummer två (2) att ersättas med vår egen referent (eller vid endast en lämnad referent ersätts den referensen).

c. Utbildning och kunskap om LOU
God kännedom om Lagen om offentlig upphandling (LOU) genom relevant utbildning. Krav är minst tvåårig YH-utbildning inom inköp/upphandling med relevanta inslag av offentlig upphandling och LOU, alternativt juristexamen, ekonomexamen eller motsvarande.
• Lista konsultens relevanta utbildningar som uppfyller kravet i separat bilaga (ej CV) samt bifoga denna tillsammans med examensbevis.

d. Erfarenhet av upphandlingsverktyg
Erfarenhet av TendSign genom att självständigt (i eget namn) ha genomfört minst fem (5) upphandlingar i systemet under de senaste fem (5) åren. Ange tidsintervall för upphandlingarna.
• Bifoga punktvis lista (i avsedd frågeruta nedan) med upphandlingar genomförda i TendSign enligt krav (ej CV).

e. Förmåga att hantera parallella upphandlingar
Hög stresstålighet och god samarbetsförmåga genom att kunna hantera flera parallella upphandlingar. Beskriv två exempel från de senaste tre (3) åren där konsulten genomfört minst tre (3) parallella upphandlingar över direktupphandlingsgränsen och levererat inom utsatt tid. Ange tidsperiod och upphandlingar som genomförts.
Nedteckna punktvis lista (i avsedd frågeruta nedan) över parallella upphandlingsuppdrag med två tidsperioder enligt krav (ej CV).

f. Krav på personliga egenskaper
Det är av stor vikt för kommunen att konsulten besitter en hög grad av följande personliga egenskaper:
1. Affärsmässig – Ett förhållningssätt där beslut och agerande grundas på helhetssyn, kostnadsmedvetenhet och långsiktigt värdeskapande. Personen väger in ekonomi, kvalitet, risker och nyttor och agerar objektivt, transparent och professionellt. Affärsmässighet innebär också att kunna balansera juridiska krav med verksamhetens behov.
2. Strukturerad – Förmågan att arbeta metodiskt, planera och organisera uppgifter på ett sätt som skapar tydlighet och förutsägbarhet. En strukturerad person håller ordning på information, följer processer, skapar logiska arbetsflöden och säkerställer att deadlines och kvalitetskrav uppfylls.
3. God kommunikativ förmåga – Förmågan att uttrycka sig tydligt, anpassat och professionellt i både tal och skrift. Det innebär att kunna förklara komplexa frågor på ett begripligt sätt, lyssna
aktivt, anpassa budskap till målgrupp och skapa förtroende i dialog med både interna och externa parter.
4. Noggrannhet – Ett arbetssätt som präglas av precision, kvalitet och uppmärksamhet på detaljer. Personen säkerställer att information är korrekt, att dokumentation håller hög standard och att fel och risker upptäcks och hanteras i tid. Noggrannhet är särskilt viktigt i upphandlingar där små misstag kan få stora konsekvenser.
5. Lyhördhet och pragmatisk problemlösning – Lyhördhet innebär att uppfatta och förstå behov, signaler och perspektiv från verksamhet, leverantörer och kollegor. Pragmatisk problemlösning innebär att hitta fungerande, realistiska och lagliga lösningar som balanserar krav, tid, resurser och mål. Kombinationen innebär att personen både förstår situationen och hittar praktiska vägar framåt.
6. Prestigelös och ödmjuk attityd – Ett förhållningssätt där personen samarbetar utan att drivas av prestige, är mottaglig för feedback och sätter uppdraget före egen position. Ödmjukhet innebär att vara respektfull, lyssnande och villig att justera sitt arbetssätt. Prestigelöshet skapar goda relationer och effektivt samarbete

Uppdragstid
Upphandlingskonsult inriktning IT: Den preliminära avtalstiden är beräknad till perioden 2026-10-15 – 2026-12-31, med möjlighet till justering av startdatum efter överenskommelse.

Förlängningsmöjlighet
Kommunen har en ensidig rätt att begära förlängning, initialt till och med 2027-03-31, med möjlighet till förlängning därefter med tre (3) månader i taget vid upp till fyra (4) tillfällen. Förlängning sker automatiskt om inte kommunen meddelar annat senast två (2) veckor innan.

Möjlighet att arbeta på distans
Konsulten ska kunna arbeta på plats i Haninge kommuns lokaler en (1) dag per vecka under fasta platsdagar (för närvarande tisdagar), med flexibilitet för beställarens behov. I början av uppdraget bör konsulten kunna vara på plats mer för att lära känna medarbetarna på gruppen och komma in i organisationen.