Ett team för nytt lönesystem – upphandling och införande till Nynäshamns kommun

mars 28, 2024

Roll	IT Projektledare
Kompetensområde	Data/IT
Startdatum	2024-04-15
Slutdatum	2025-06-30
Omfattning	50%
Ort	Nynäshamn
Land	Sweden
Sista svarsdatum	2024-04-08 (Offerter kommer att behandlas löpande)
Kontaktperson	Annette Mårdberg (annette.mardberg@keyman.se \| 072-219 52 19)
Referensnummer	#11170

Övergripande uppdragsbeskrivning

Vi söker nu ett team för nytt lönesystem – upphandling och införande till Nynäshamns kommun.

Nynäshamns kommun tillhör Stockholmsregionens södra del och har cirka 2400 anställda. Idag har kommunen en rad olika system för hantering av lön och andra processer inom HR området så som Heroma, Hypergene, Learnifier, Timecare mfl.

Avtalen för flera system har olika löptider men redan våren 2025 kommer avtalet för kommunens HR- och lönesystem (Heroma) att löpa ut.

Kommunens vision är att ha ett integrerat systemlandskap som tillgodoser kommunens behov inom löneprocesserna samt vissa utvalda Hr-processer. För att säkerställa goda förutsättningar för implementeringen av ett eventuellt nytt lönesystem har kommunen genomfört en förstudie under 2022–2023 där vi kartlagt kommunens behov. Under 2023-2024 har kommunen påbörjat arbetet med framtagningen av ett förfrågningsunderlag för den kommande upphandlingen samt publicerat en ”Ansöksinbjudan” som ett första steg i det förhandlade förfarandet.
Under 2024–2025 sker implementeringen av dessa system i syfte att vara klara när nuvarande avtal löper ut juni 2025.

UPPDRAGET:
Nynäshamn efterfrågar ett multikompetent team som ska stödja kommunen i upphandlingsprocessen av ett nytt lönesystem samt implementering och testning av systemen i kommunen. Uppdraget beräknas påbörja under april 2024 och fortlöpa fram till att systemen är implementerade i juni 2025. Team ska bestå av personer som besitter spetskompetens inom projektledning, upphandling och implementering av liknande system. Observera att detta inte betyder att hela teamet ska arbeta samtidigt med uppdraget, utan relevant kompetens kommer att avropas vid olika faser av uppdraget.

Del1 – Säkerställning av krav och slutföra framtagningen av förfrågningsunderlaget – start april 2024: Uppdraget består av att:

– Kvalitetssäkra den framtagna kravställningen som kommunen arbetat fram.

– Ta fram en utvärderingsmodell som bygger på utvärdering av minst pris, bör krav, systemets användarvänlighet, SLA samt implementeringsplan av systemet.

– Tillsammans med berörda parter ta fram utvärderingsscenarier för utvärderingen av systemets användarvänlighet.

Del 2 – Genomföra upphandling utifrån förhandlat förfarande. I denna fas ska konsulten leda förhandlingarna med anbudsgivarna utifrån upphandlingsmodellen ”förhandlat förfarande”, därefter teckna avtal och skapa förutsättningar för implementering. Uppdrag genomförs i samarbete med Upphandling Södertörn som är kommunens upphandlingsenhet och kommunens IT- och lönavdelning. Fler intressenter kan tillkomma.

Del 3 (option) – Implementering, testning och driftsättning – att efter del 1 och del 2 vara ett expertstöd för kommunen i implementeringen och avtalsfrågor i samband med implementeringen av det upphandlade systemstödet och stänga det nuvarande systemet. Denna fas kommer att omfatta allt från till utbildning, kommunikation, förändringsledning m.m.

Uppdraget detaljplaneras tillsammans med beställaren. Beställaren reserverar sig rätten att vid behov justeras uppdraget och sammansättningen av gruppen under pågående uppdrag för att säkerställa att rätt kompetens finns med vid rätt tillfälle och att tidsramarna för uppdraget håller.

Lösningsförslag

Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva ett lösningsförslag för uppdraget.

Lösningsförslaget ska minst innehålla:

· Övergripande arbetsplan och resurser i beräknat antal timmar för del 1 och del 2 i uppdraget (arbetsplanen preciseras ytterligare i dialog med beställaren efter tilldelning samt kan ändras löpande under uppdragets gång).

· En plan för kommunikation med beställaren och övriga intressenter.

Observera att denna inte ska ses som en garanterad volym för uppdraget.

Skallkrav

Leverantören och teammedlemmarna ska vara oberoende från systemleverantörer på marknaden.
Teamet ska ha erfarenhet av offentlig upphandling och implementering av HR- och lönesystem. Teamet ska ha genomfört minst 2 upphandlingar och införande av HR- och lönesystem inom offentlig sektor de senaste 5 åren inklusive kravställning.
Teamet ska ha ingående kunskaper om LOU och flerårig erfarenhet av att leda förhandlingar med leverantören under upphandlingsprocessen.
Teamet ska ha erfarenhet av förändringsledning, kommunikation och användarstöd i samband med införande av personalsystem av liknande storlek i offentlig sektor.
Teamet ska ha mycket god marknadskännedom om HR- och lönesystem, anpassade för kommunal verksamhet.
Teamet ska ha systemkunskaper inom HR-, HCM- och lönesystem.
Teamet ska ha övergripande kunskap om HR- & löneprocesser inom kommunal verksamhet.
Konsulten ska kunna tala och skriva svenska språket flytande.

Börkrav

Teamet bör ha arbetat tillsammans i tidigare uppdrag och trivas i samarbetsformen.
Teamet bör ha erfarenhet av att läsa/tolka kollektivavtal, policydokument osv.

Övriga krav

Leverantören ska ge beställaren tillräckligt underlag för god granskning och rimlighetsbedömning av fakturerad tid.
Bifoga CV i Wordformat under fliken Dokument. CV:t är en viktig del i utvärderingen av konsulten. Det ska tydligt visa att konsulten har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella uppdraget.
Offert för detta uppdrag måste skickas in via KeySourcingTool. Svar via mail kommer att få begränsad feedback

Personliga egenskaper

Teamet ska ha god kommunikationsförmåga.
Teamet ska ha förmåga att driva projektet framåt på en strukturerat sätt.

Övrig information

Ja + 6 + 6 + 6 månader

Nynäshamn efterfrågar ett multikompetent team , i förfrågningsunderlaget behöver man ange exakt antal konsulter, Vi har angett tre men det är bara ett riktvärde.

(Om du är helt ny användare och vill registrera dig och ditt bolag i KeySourcingTool – Klicka här)

(Om ditt bolag redan är registrerat i KeySourcingTool men behöver bli affärspartner med KeyMan – Klicka här)

Kompetensområden

Kompetensområde

Administration, ekonomi, juridik (3)
Analys och metod (2)
Data/IT (48)
Försäljning, inköp, marknadsföring (2)
Installation, drift, underhåll (1)
Management (4)
Process- och organisationsutveckling (1)
Säkerhetsarbete (1)
Tekniskt arbete (16)
Verksamhets- och strategiutveckling (1)

Tillgängliga roller