Expertstöd kravanalys samt projektledning av upphandling personal- och lönesystem till Sveriges Kommuner och Regioner – SKR

december 10, 2025

Roll	Upphandlare
Kompetensområde	Data/IT
Startdatum	2026-01-01
Slutdatum	2026-05-31
Omfattning	50%
Ort	STOCKHOLM
Land	Sweden
Sista svarsdatum	2025-12-16 (Offerter kommer att behandlas löpande)
Kontaktperson	Alexander Nejdhammar (alexander.nejdhammar@keyman.se \| 076-189 98 18)
Referensnummer	#14595

Övergripande uppdragsbeskrivning

Vi söker nu en konsult med expertis av att upphandla it-system till Sveriges Kommuner och Regioner – SKR.

Bakgrund

Under 2026 behöver Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) upphandla ett nytt avtal för personal- och lönesystem då det nuvarande avtalet löper ut.

I samband med upphandling av nytt personal- och lönesystem behöver nuvarande processer inom lön och personal ses över och uppdateras för att säkerställa relevans. Processerna behöver ta hänsyn till aktuella förändringar i lagstiftning, tekniska framsteg och förändrade behov i organisationen, detta med syftet att säkerställa en robust och framtidssäkrad hantering av lön och personal.

Detta innebär att inför upphandlingen genomförs en översyn över nuvarande löne- och personalprocesser samt tillhörande system, där fokus ligger på att identifiera förbättringsområden och driva innovation. Målet är att skapa en strategi för lön och personal som både möter dagens krav och är flexibel nog att hantera framtida utmaningar och möjligheter.

Syfte och mål

Uppdraget innebär att konsulten ska ha ett övergripande ansvar för att leda och facilitera upphandlingsprojektet för anskaffning av nytt personal- och lönesystem till SKR.
Målet är att upphandla ett personal- och lönesystem, som är anpassad till både dagens och framtidens behov.
Uppdraget omfattar att bistå i kartläggning och analys av nuvarande processer inom personal- och lönehantering, föreslå förbättringar och introducera nya arbetssätt som stärker innovation, kvalitet och effektivitet.

Konsulten kommer att arbeta tätt tillsammans med SKR:s sakkunniga verksamhetsrepresentanter samt SKR:s upphandlingsfunktion för att säkerställa att upphandlingsprojektet är väl förankrat och går att implementera i praktiken.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

· Konsulten ska ansvara för projektleda hela upphandlingsprocessen för anskaffning av nytt personal- och lönesystem, från identifierat behov till implementering av avtalsförvaltning efter avslutad upphandling.

· Genomföra workshops och arbetsmöten för att säkerställa engagemang och rätt förutsättningar för identifierade intressenter.

· Ta fram en detaljerad plan för upphandlingsprojektet och en upphandlingsstrategi med tydliga milstolpar och leveranser.

· Planera kravarbete tillsammans med SKR:s personal- och lönefunktion, upphandlare samt vid behov involvera verksamheten.

· Erbjuda expertstöd vid kravanalys och affärsupplägg till SKR.

· Säkerställa att kravspecifikation och affärsunderlaget är i linje med SKR:s långsiktiga mål för verksamheten.

Uppdragets förutsättningar och innehåll

Konsultens uppgift är att bistå SKR i att processleda och operativt genomföra ett affärsmässigt och rättssäkert upphandlingsprojekt, från identifierat behov till implementering av avtalsförvaltning efter avslutad upphandling.
Samarbetet ska präglas av nära dialog där SKR strävar efter att vara en god beställare, med löpande avstämningar varje månad med offererad konsult för att diskutera utfört arbete, utmaningar, framsteg samt eventuella behov av justeringar.
Konsulten ska bidra till att SKR:s upphandlingsverksamhet främjar innovation, både vad gäller utveckling av arbetssätt och användning av system. Regelbunden avstämning ska innefatta kompetens-, erfarenhets- och informationsöverföring mellan parterna.
Uppdraget kan delvis utföras på distans enligt SKR:s riktlinjer, med möjlighet att arbeta upp till 50% från annan plats än kontoret, i samråd med SKR:s upphandlingssamordnare. SKR:s kontor är beläget på Hornsgatan 20 i Stockholm.

Omfattning

· Uppdragsperiod: 2026-01-01 – 2026-05-31

· Omfattning: 50% – 100%

· Option på förlängningsperiod: 2026-06-01 – 2026-12-31

· Förlängning kan ske vid flera tillfällen. SKR ska meddela begäran om förlängning senast två (2) månader före utgången av avtalstiden. När avtalstiden löper ut upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning.

Kompetensområde

Avropet ryms inom både kompetensområde 2. Process – och organisationsutveckling och 7. IT, digitalisering och innovation

Säkerhet:

Konsulten ska…

Arbeta i SKR:s IT-miljö, där (SKR tillhandahåller dator för uppdraget).
Ingå personlig tystnadsplikt-/sekretessavtal.

Dokumentation:

Såvida inte annat överenskommits, ska SKR:s dokumentmallar för olika ändamål användas.

Samtligt arbetsmaterial ägs av SKR. Konsult ska dokumentera sitt arbete digitalt samt tillse att samtligt arbetsmaterial är tillgängligt för SKR, vilket i praktiken innebär att arbetsmaterial ska sparas på SKR:s gemensamma arbetsytor och lagringsplatser.

Urval

Utvärderingsgrund är bästa förhållande mellan pris och kvalitet.

För att verifiera kravuppfyllnad, ska leverantören inkomma med en beskrivning av erbjuden/-na konsulter i form av cv eller motsvarande beskrivning för respektive konsult. Beskrivningen ska tydligt visa på konsultens kompetens och erfarenhet utifrån ställda krav i denna avropsförfrågan.

Skallkrav

Kompetens och erfarenhet av att genomföra offentlig upphandling i enlighet med Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) och relaterad lagstiftning samt uppfylla de allmänna respektive specifika krav som ställs på upphandlingsuppdrag i en mångfacetterad förvaltningsorganisation med olika verksamhetsområden.
Kompetens och erfarenhet av att ha genomfört förhandlat förfarande.
Kompetens och erfarenhet av att ha upphandlat personal- och lönesystem, eller likvärdigt system.
Kompetens och erfarenhet av att ha genomfört minst 2 hela upphandlingsprojekt i upphandlingsverktyget e-Avrop
Kompetens och erfarenhet av att projektleda hela upphandlingsprocessen från identifierat behov till implementering av avtalsförvaltning efter avslutad upphandling.
Kompetens och erfarenhet av att analysera och omvandla komplexa funktionella och tekniska förutsättningar till tydliga krav.
Kompetens och erfarenhet av att ta fram kravspecifikationer som omfattar både funktionella och icke-funktionella krav
Kompetens och erfarenhet av att stödja i verksamhetsöversyn och processkartläggning.
kompetens och erfarenhet av att genomföra och leda workshops och arbetsmöten för att säkerställa engagemang och rätt förutsättningar för identifierade intressenter
Kompetens och erfarenhet av att framtagande av detaljerad plan för upphandlingsprojekt samt upphandlingsstrategi med tydliga milstolpar och leveranser
Besitta aktuell kunskap om bästa praxis inom upphandlingsområdet samt inneha flerårig erfarenhet, minst 6 år, av upphandling/strategiska inköp, från självständigt arbete med offentlig upphandling, främst inom IT och digitala tjänster
Ha erfarenhet från tillämpning av olika upphandlings-, utvärderings- och avtalsmodeller
Projektledning, upprättande och implementering av avtal:
Konsult ska…
• Ha erfarenhet av projektledning och samordning av komplexa förstudie- och upphandlingsprocesser.
• Ha god kompetens angående kommersiella villkor och avtalsrätt samt kunna förklara hur val av olika affärsvillkor påverkar verksamheten/affären.
• Stödja verksamheten med metoder för implementering av nya avtal samt att handleda verksamheten i organiseringen av avtalsuppföljning.
• Leverera enligt överenskommen tidplan.
Språklig och administrativ kompetens:
Konsult ska:
• Behärska svenska språket på en hög nivå, både i tal och skrift.
• Ha vana av att läsa och producera upphandlingsdokument samt relaterat material för olika relaterade syften.

Börkrav

Mervärde
• God kännedom om SKR och SKR:s interna upphandlingsverksamhet.

Övriga krav

Beskriv kort i kommentarsfälten vid skall- och börkraven hur konsulten uppfyller dessa.
Bifoga CV i Wordformat under fliken Dokument. CV:t är en viktig del i utvärderingen av konsulten. Det ska tydligt visa att konsulten har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella uppdraget.
Offert för detta uppdrag måste skickas in via KeySourcingTool. Svar via mail kommer att få begränsad feedback.
Leverantören intygar att konsult- och ansvarsförsäkring finns som täcker denna typ av uppdrag enligt branschstandard.

Personliga egenskaper

God pedagogisk förmåga
Lyhörd för uttalade och outtalade kundbehov och uppvisa professionellt bemötande i alla kontakter.
Förmåga att skapa goda relationer och bidra till kompetensöverföring till verksamheten.
Kommunikativ
Analytisk
Lösningsorienterad

Övrig information

Option på förlängning längst t.o.m. 31 december 2026.

(Om du är helt ny användare och vill registrera dig och ditt bolag i KeySourcingTool – Klicka här)

(Om ditt bolag redan är registrerat i KeySourcingTool men behöver bli affärspartner med KeyMan – Klicka här)

Kompetensområden

Kompetensområde

Tillgängliga roller