Förvaltning av Flisa, IT-stöd för primärvårdslistning till Region Sörmland

Övergripande uppdragsbeskrivning

• Löpande support, systemförvaltning och incidenthantering
• Vidareutveckling och anpassning av systemet och integrationer för att stödja nya verksamhetskrav, regelverk och tekniska behov.
• Säkerställa att systemet har en långsiktig förvaltningsbarhet och är anpassat för framtida behov.

• Granskning av befintlig dokumentation, kod och tekniska miljöer
• Upprättande av förvaltningsplan, verktyg för ärendehantering, kod- och dokumenthantering
• Eventuell kompetensöverföring och tillsättning av roller hos både leverantör och kund 
• Upprätta struktur för samverkansmöten

• Telefonsupport och e-postsupport helgfria vardagar 08:00–17:00
• Tillhandahållande av ärendehanteringsystem (tillgängligt dygnet runt)
• Drift och underhåll av utvecklingsmiljö
• Upprätthållande av systemkompetens
• Samverkansmöten utifrån upprättad rutin under etableringsfasen
• Dokumentation och rapportering av ärenden och arbetstid 
• Tidsuppskattning av lagda förvaltningsärenden enligt Small (upp till 4 timmar) / Medium (upp till 8 timmar) / Large (upp till 40 timmar)

• Hantering av krav, buggrättning, uppdateringar och integrationer
• Initial anpassning av IT-stödet utifrån Region Sörmlands behov 
• Produktionssättning enligt definierade processer
• Möjlighet till övertidsarbete enligt avtalade taxor 

• Förfrågningar som bedöms överstiga 40 timmar hanteras som separata projekt
• Projekt kan genomföras till samma timpris som vidareutveckling eller enligt separat offert 

• Fast månadskostnad för support och systemförvaltning 
• Rörlig kostnad för ärendehantering och vidareutveckling, enligt timtaxa.
• Prisjustering enligt SCB:s Labour Cost Index (LCI tjm), SNI2007 kod J 
• Elektronisk fakturering enligt lag (2018:1277) och regionens rutiner 

• Region Sörmland tillhandahåller objektägare, förvaltningsledare och objektspecialister, beställare och IT-specialister
• Förslag att leverantören tillhandahåller kundansvarig, förvaltningsledare, programmerare/utvecklare, testare och andra specialistroller vid behov 

• Leverantören deltar digitalt vid uppföljningsmöten.
• Leverantören deltar i förvaltningsråd digitalt kvartalsvis utan kostnad för Region Sörmland.

• Grundavtal om två år med möjlighet till fyra förlängningar om ett år vardera.
• Förlängning sker automatiskt om inte annat meddelas av köparen minst tre månader före avtalstidens slut 

Skallkrav

Leverantören ska ha erfarenhet av systemförvaltning inom offentlig sektor, särskilt inom IT-stöd för primärvårdslistning.
Leverantören ska kunna tillhandahålla tjänster enligt vedertagna ramverk såsom ITIL och PM3
Leverantören ska genomföra en etableringsfas som inkluderar granskning av dokumentation, kod och tekniska miljöer.
Leverantören ska upprätta en förvaltningsplan som innehåller roller, arbetssätt, teststrategi, dokumentationsrutiner och driftsättningsprocesser. Beskrivning ska bifogas i en bilaga som medföljer anbudet.
Leverantören ska erbjuda telefon- och e-postsupport helgfria vardagar mellan kl. 08:00–17:00 och tillhandahålla ett ärendehanteringsystem (tillgängligt dygnet runt)
• Leverantören ska hantera incidenter enligt följande prioriteringar:
– Akut: felsökning påbörjas inom 2 timmar
– Kritiskt: felsökning påbörjas inom 8 timmar
– Normal: felsökning påbörjas inom 24 timmar
– Övrigt: felsökning påbörjas inom 40 timmar
Om prissättningen för de olika nivåerna skiljer sig så ska detta redovisas i den prisbilaga som leverantören ska bifoga sitt anbud.
Leverantören ska kunna utföra vidareutveckling av systemet efter godkänd estimering.
Leverantören ska dokumentera och rapportera alla ärenden i ett ärendehanteringssystem (t.ex. Jira)
Leverantören ska tillhandahålla namngivna kontaktpersoner med beslutsmandat.
Leverantören ska tillhandahålla roller såsom kundansvarig, förvaltningsledare, utvecklare, testare och projektledare. Redovisa priser för rollerna i en separat bilaga som bifogas anbudet.
Leverantören ska acceptera prisjustering enligt SCB:s Labour Cost Index (LCI tjm), SNI2007 kod J, uppräkning får ske först efter 12 månader.
Leverantören ska delta digitalt i uppföljningsmöten enligt frekvens som gemensamt bestäms under etableringsfasen
Leverantören ska delta digitalt vid kvartalsvisa förvaltningsråd utan kostnad för Region Sörmland.
Leverantören ska utan kostnad bistå med hjälp vid överlämning till ny leverantör vid avtalsslut.

Börkrav

Leverantören bör ha erfarenhet av samverkan med flera regioner eller offentliga aktörer inom vårdsektorn.
Leverantören bör kunna tillhandahålla en dedikerad förvaltningsledare med minst 3 års erfarenhet av systemförvaltning.
Leverantören bör erbjuda möjlighet till beredskapstjänst utanför ordinarie kontorstid vid behov.
Leverantören bör tillämpa etablerade metoder för versionshantering, testning och driftsättning (t.ex. CI/CD, automatiserade tester).
Leverantören bör kunna redovisa mätetal för ärendehantering, såsom ledtider, prioriteringsförändringar och antal lösta ärenden.
Leverantören bör ha en etablerad process för kompetensöverföring och dokumentation vid personalförändringar.

Övriga krav

Personliga egenskaper

Övrig information

• Grundavtal om två år med möjlighet till fyra förlängningar om ett år vardera